Периодическая оценка компетентности – обязательная процедура, которую проходит аккредитованный субъект в течение действующего цикла аккредитации. Ее задача – подтвердить, что аккредитованный субъект продолжает соответствовать установленным требованиям и сохраняет компетентность выполнять работы в своей области аккредитации.

Периодическая оценка проводится не только в отношении документов системы менеджмента. В ходе оценки анализируются фактическая деятельность аккредитованного субъекта, выданные им документы, результаты участия в межлабораторных сравнительных испытаниях или сличениях, выполнение постаккредитационного соглашения и другие предусмотренные требования.

Мы оказываем услуги по подготовке к периодической оценке компетентности для различных видов аккредитованных субъектов – испытательных, калибровочных, измерительных и поверочных лабораторий, а также инспекционных органов.

Что такое периодическая оценка компетентности?

После принятия решения об аккредитации между органом по аккредитации и аккредитованным субъектом заключается постаккредитационное соглашение, к которому прилагается программа периодической оценки компетентности.

Периодическая оценка проводится органом по аккредитации в порядке, установленном для оценки компетентности при первичной аккредитации, но с учетом специальных положений, установленных законодательством для периодической оценки.

Таким образом, получение аттестата аккредитации не является окончанием процедуры подтверждения компетентности.

В течение цикла аккредитации аккредитованный субъект должен продолжать выполнять работы в соответствии с установленными требованиями и быть готовым подтвердить свою компетентность при периодической оценке.

Когда проводится периодическая оценка?

Сроки проведения периодической оценки определяются законодательством и программой периодической оценки компетентности.

Согласно статье 23 Закона Республики Беларусь от 11 октября 2024 г. № 33-З «Об аккредитации в Национальной системе аккредитации Республики Беларусь» (далее — Закон об аккредитации), периодическая оценка проводится в рамках цикла аккредитации:

  • не позднее одного года с даты принятия решения об аккредитации в Национальной системе аккредитации;
  • в дальнейшем – не реже одного раза в два года с даты отчета по оценке по месту осуществления деятельности согласно программе периодической оценки компетентности.

При этом конкретный интервал может зависеть от предусмотренных законодательством условий.

Правила аккредитации устанавливают, что при отсутствии несоответствий при предыдущей оценке компетентности или периодической оценке и отсутствии предусмотренных Законом обоснованных обращений интервал составляет два года. В иных случаях интервал устанавливается органом по аккредитации, но не чаще одного раза в год.

Поэтому аккредитованному субъекту важно ориентироваться не только на общую формулировку «оценка проводится раз в два года», но и на свою программу периодической оценки компетентности и установленную дату оценки.

Программа периодической оценки компетентности

Для каждого аккредитованного субъекта формируется программа периодической оценки компетентности на действующий цикл аккредитации.

В программе указываются, в частности:

  • даты проведения периодических оценок;
  • оцениваемая область аккредитации;
  • адреса мест осуществления деятельности, подлежащие оценке.

При этом программа на цикл аккредитации должна охватывать всю область аккредитации с учетом мест осуществления деятельности.

Программа также может изменяться в течение цикла аккредитации в связи с принятыми решениями по аккредитации, изменением состава персонала, структуры аккредитованного субъекта или его технической оснащенности.

Поэтому при подготовке к периодической оценке необходимо учитывать не только первоначальную область аккредитации, но и все изменения, произошедшие после предыдущей оценки.

Что необходимо сделать аккредитованному субъекту перед периодической оценкой?

Одним из обязательных этапов подготовки является актуализация паспорта технической компетентности.

Согласно Правилам аккредитации, для организации периодической оценки аккредитованный субъект представляет в орган по аккредитации посредством ЕИС паспорт технической компетентности по установленной форме, сформированный посредством ЕИС и актуализированный путем внесения изменений.

Закон устанавливает, что такой паспорт должен быть представлен не позднее чем за два месяца до установленной даты периодической оценки и содержать актуальную информацию о деятельности аккредитованного субъекта.

Поэтому подготовку к периодической оценке целесообразно начинать значительно раньше установленного срока.

Что проверяется при периодической оценке?

Периодическая оценка не сводится к проверке того, что документы системы менеджмента существуют и формально актуальны.

Правила аккредитации прямо предусматривают дополнительные направления оценки.

1. Документы, выдаваемые по результатам деятельности

Оцениваются документы, которые аккредитованный субъект выдавал по результатам деятельности в рамках области аккредитации в течение текущего цикла.

Группа по оценке проводит их проверку посредством репрезентативной выборки.

Цель такой проверки – оценить соблюдение требований законодательства в сфере аккредитации и документов системы управления (менеджмента).

Поэтому перед периодической оценкой важно проанализировать фактически выданные:

  • протоколы;
  • отчеты;
  • свидетельства;
  • заключения;
  • акты;
  • иные документы, предусмотренные деятельностью конкретного аккредитованного субъекта.

Проверять необходимо не только правильность оформления документов, но и то, соответствуют ли содержащиеся в них результаты фактически выполненной работе.

2. Область аккредитации и фактическая деятельность

Необходимо убедиться, что аккредитованный субъект действительно выполняет работы в соответствии со своей областью аккредитации.

При этом важно учитывать изменения, произошедшие за период после предыдущей оценки:

  • изменения области аккредитации;
  • изменение персонала;
  • приобретение или вывод из эксплуатации оборудования;
  • изменение помещений;
  • изменение структуры организации;
  • изменение применяемых методов;
  • изменение нормативных и технических документов;
  • другие изменения, способные повлиять на компетентность.

Именно поэтому периодическая оценка является проверкой не только состояния документов на определенную дату, но и того, как аккредитованный субъект фактически работал в течение цикла аккредитации.

3. Участие в межлабораторных сравнительных испытаниях и сличениях

Для соответствующих видов деятельности при периодической оценке анализируется информация об участии аккредитованного субъекта в программах межлабораторных сравнительных испытаний или межлабораторных сличений.

Правила предусматривают различные варианты признания результатов таких мероприятий, в том числе при отсутствии подходящих программ, организованных соответствующими провайдерами.

При этом информация об участии в программах должна быть внесена в паспорт технической компетентности.

Участие должно охватывать область аккредитации, в отношении которой проводится периодическая оценка компетентности (как бы это странно не звучало).

Поэтому при подготовке необходимо заранее проверить:

  • какие направления области аккредитации уже охвачены;
  • какие программы были пройдены;
  • имеются ли соответствующие результаты;
  • внесена ли необходимая информация в паспорт технической компетентности;
  • имеются ли объективные подтверждения участия и результатов.

4. Соблюдение постаккредитационного соглашения

Еще одним объектом оценки является соблюдение аккредитованным субъектом постаккредитационного соглашения.

Это означает, что после получения аккредитации необходимо не просто поддерживать систему менеджмента, но и выполнять установленные для аккредитованного субъекта обязательства.

5. Применение знака Национальной системы аккредитации

При периодической оценке дополнительно проверяется соблюдение порядка применения знака Национальной системы аккредитации, в том числе правильность использования ссылок на аккредитацию.

Поэтому перед оценкой необходимо проверить:

  • где используется знак НСА;
  • соответствует ли его использование установленному порядку;
  • правильно ли оформлены ссылки на аккредитацию;
  • соответствуют ли сведения в документах действующему статусу аккредитованного субъекта.

Периодическая оценка для разных видов аккредитованных субъектов

Общие требования к процедуре устанавливаются Законом и Правилами аккредитации, однако содержание подготовки зависит от характера деятельности.

Испытательная лаборатория

Для испытательной лаборатории необходимо оценить, в частности:

  • выполнение основополагающего стандарта ГОСТ ISO/IEC 17025-2019;
  • выполнение требований системы менеджмента;
  • выполнение испытаний в области аккредитации, в том числе оформление протоколов испытаний, технических записей;
  • состояние оборудования;
  • применяемые методы;
  • обеспечение достоверности результатов.
  • и др.

Калибровочная лаборатория

Для калибровочной лаборатории необходимо оценить:

  • выполнение основополагающего стандарта ГОСТ ISO/IEC 17025-2019;
  • выполнение требований системы менеджмента;
  • выполнение калибровки в области аккредитации, в том числе оформление протоколов калибровки и свидетельств калибровки, технических записей;
  • применяемые методы калибровки;
  • эталоны и средства измерений;
  • метрологическую прослеживаемость;
  • оценивание неопределенности, когда оно применимо;
  • обеспечение достоверности результатов;
  • и др.

Измерительная лаборатория

Для измерительной лаборатории дополнительно необходимо проверить фактическое выполнение измерений, используемые методы и средства измерений, условия проведения работ, регистрацию результатов и выполнение требований, применимых к конкретной области аккредитации.

Поверочная лаборатория

Для поверочной лаборатории основное внимание уделяется фактическому выполнению поверочных работ, применяемым методикам, средствам измерений и эталонам, компетентности персонала, оформлению результатов и выполнению требований, установленных для соответствующей области аккредитации.

Инспекционный орган

Для инспекционного органа необходимо оценить фактическое выполнение инспекционной деятельности, компетентность инспекторов, применяемые процедуры, технические ресурсы, записи и документы по проведенным инспекциям, оформление результатов и выполнение требований системы управления.

Таким образом, универсальной проверки по одному шаблону для всех аккредитованных субъектов не существует. Подготовка должна учитывать конкретную область аккредитации, виды выполняемых работ, структуру организации и произошедшие за цикл изменения.

Что происходит во время периодической оценки?

Поскольку периодическая оценка проводится в порядке, установленном для оценки компетентности при первичной аккредитации, аккредитованному субъекту необходимо быть готовым к проведению полноценной оценки его компетентности.

Это может включать анализ:

  • документов системы управления;
  • технической документации;
  • записей;
  • деятельности в области аккредитации;
  • компетентности персонала;
  • оборудования и технических ресурсов;
  • результатов выполненных работ;
  • документов, выданных заказчикам;
  • другой информации, необходимой для оценки.

Особое значение имеет соответствие документов реальной деятельности.

Если организация разработала процедуру, но сотрудники фактически работают иначе, наличие самой процедуры не устраняет проблему.

Поэтому подготовка к периодической оценке должна включать не только актуализацию документации, но и проверку того, как требования выполняются на практике.

Что происходит при выявлении несоответствий?

По результатам периодической оценки группа по оценке оформляет результаты оценки.

Далее заключительный отчет рассматривается в установленном порядке.

Статья 23 Закона об аккредтиации предусматривает, что по результатам рассмотрения заключительного отчета при проведении периодической оценки может быть принято решение:

  • о подтверждении компетентности;
  • о приостановлении аккредитации;
  • об отмене аккредитации;
  • о сокращении области аккредитации.

Поэтому периодическую оценку нельзя рассматривать как формальную процедуру подтверждения действующего статуса.

Ее результат может повлиять на дальнейший статус аккредитованного субъекта и объем его области аккредитации.

Как мы помогаем подготовиться к периодической оценке?

Мы рассматриваем подготовку к периодической оценке как комплексную проверку готовности аккредитованного субъекта.

Работа может включать:

1. Анализ текущего состояния

Изучаем:

  • действующую область аккредитации;
  • программу периодической оценки;
  • паспорт технической компетентности;
  • изменения, произошедшие после предыдущей оценки;
  • систему менеджмента;
  • персонал;
  • оборудование;
  • методы и процедуры;
  • результаты фактической деятельности.

2. Проверку документов

Анализируем документацию системы управления и технические документы на соответствие применимым требованиям.

Особое внимание уделяем взаимосвязи между документами и фактической деятельностью.

3. Анализ выданных документов

Проверяем выборку фактически оформленных документов за период между оценками.

Это позволяет выявить проблемы, которые не всегда заметны при проверке только процедур системы управления.

4. Проверку технической деятельности

В зависимости от вида аккредитованного субъекта анализируем выполнение работ в области аккредитации (испытаний, калибровок, измерений, поверки, инспекций).

5. Проверку компетентности персонала

Анализируем документы об образовании, опыте, обучении, оценке компетентности, допуске к выполнению работ и фактической способности сотрудников выполнять соответствующие работы.

6. Анализ результатов межлабораторных сравнений и сличений

Проверяем наличие необходимых результатов, их соответствие области аккредитации и отражение соответствующей информации в паспорте технической компетентности.

7. Проверку выполнения требований постаккредитационного соглашения

Анализируем выполнение установленных обязательств и требований, связанных с аккредитацией.

8. Проверку применения знака НСА

Проверяем использование знака Национальной системы аккредитации и ссылок на аккредитацию.

9. Внутренний аудит перед оценкой

При необходимости проводим внутренний аудит системы управления и технической деятельности.

Это позволяет до проведения официальной оценки выявить несоответствия и устранить их.

10. Подготовку к работе с выявленными несоответствиями

Если в ходе подготовки обнаруживаются несоответствия (о несоответствиях можете прочитать нашу стать), помогаем определить причины, разработать корректирующие мероприятия и подготовить подтверждающие записи.

Почему подготовку необходимо начинать заранее?

Одной из особенностей периодической оценки является то, что проверяется деятельность, которая уже выполнялась в течение цикла аккредитации. Невозможно задним числом сформировать достоверную историю деятельности лаборатории или инспекционного органа.

Поэтому важны не только документы, подготовленные непосредственно перед оценкой, но и:

  • реальные записи;
  • результаты выполненных работ;
  • документы, выданные заказчикам;
  • записи об оборудовании;
  • записи о персонале;
  • результаты внутренних аудитов;
  • результаты анализа системы управления;
  • результаты межлабораторных сравнений и сличений;
  • документы по корректирующим мероприятиям;
  • другие объективные свидетельства деятельности.

Именно поэтому подготовка к периодической оценке фактически должна начинаться с момента завершения предыдущей оценки.

Чем периодическая оценка отличается от внутреннего аудита?

Эти процедуры не следует смешивать.

Внутренний аудит проводится самим аккредитованным субъектом либо привлеченными им специалистами в рамках функционирования системы управления.

Периодическая оценка компетентности проводится органом по аккредитации и является официальной процедурой подтверждения компетентности аккредитованного субъекта.

Внутренний аудит можно использовать как инструмент подготовки к периодической оценке.

Он позволяет заранее проверить:

  • соответствие системы управления;
  • выполнение технических требований;
  • состояние записей;
  • фактическое выполнение работ;
  • соответствие области аккредитации;
  • готовность персонала;
  • наличие объективных свидетельств компетентности.

Периодическая оценка компетентности с нами

Мы помогаем аккредитованным субъектам подготовиться к периодической оценке с учетом их конкретной области аккредитации и действующих требований.

В зависимости от ситуации можем выполнить как комплексную подготовку, так и отдельные работы:

  • анализ готовности к периодической оценке;
  • анализ области аккредитации;
  • проверку паспорта технической компетентности;
  • анализ системы управления;
  • проверку технической деятельности;
  • анализ выданных документов;
  • проверку персонала;
  • анализ оборудования и технических ресурсов;
  • проверку результатов межлабораторных сравнений и сличений;
  • проведение внутреннего аудита;
  • подготовку и устранение выявленных несоответствий;
  • консультирование по подготовке к оценке органом по аккредитации.

Работа выполняется с учетом конкретного вида деятельности – испытательной, калибровочной, измерительной или поверочной лаборатории, а также инспекционного органа.

Не ждите даты периодической оценки

Периодическая оценка проверяет не только актуальность документов, но и то, как аккредитованный субъект фактически работал в течение цикла аккредитации.

Поэтому подготовку лучше начинать заранее: проверить систему управления, техническую деятельность, персонал, оборудование, записи, выданные документы и другие свидетельства компетентности.

Мы поможем провести комплексную подготовку к периодической оценке компетентности и заранее выявить вопросы, которые могут потребовать устранения до проведения оценки органом по аккредитации.

Для заказа услуги или получения консультации просто свяжитесь с нами или заполните форму ниже